GESTIÓN ACADÉMICO ADMINISTRATIVA
Los Centros de Formación
Profesional responderán y liderarán los trámites académicos y administrativos
para atender las diferentes solicitudes elevadas por los aprendices dentro de
su proceso de formación, solicitudes que deben ser presentadas por escrito
radicado en el respectivo centro y registradas en el sistema de gestión
académica; el centro dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su radicación
deberá dar la respuesta respectiva,
ARTÍCULO 16. Registro
Académico. El registro académico es el procedimiento que protocoliza las
acciones académicas y disciplinarias del Aprendiz SENA y actualiza su historial
académico durante el proceso de formación.
ARTÍCULO 17. Certificación.
La certificación es el procedimiento de administración de la formación a través
del cual se hace el reconocimiento formal de los resultados obtenidos por el
Aprendiz
SENA durante su proceso de formación en términos de
competencias para el desempeño laboral. PARÁGRAFO.
El Instructor es responsable directo
de registrar oportunamente la información académica del aprendiz y el
Coordinador Académico del Centro, de
controlar el registro y la consolidación de la información de los resultados de
la evaluación y situaciones académicas, que permita el seguimiento y
certificación de los aprendices de manera oportuna.
ARTÍCULO 18.
Expedición de certificados y de constancias académicas. La expedición de
certificados o títulos, con sus documentos
académicos, no tendrá costo alguno y serán expedidos por el Centro de
Formación, para programas de formación.
Se expedirá Acta de Grado de acuerdo con el programa
de formación titulada adelantada y en todos los casos la constancia de
evaluaciones con su correspondiente competencia, evaluación cualitativa y
cuantitativa e intensidad horaria.
ARTICULO 19.
Expedición de duplicados: La expedición de duplicados correspondientes a
certificados, constancias académicas o actas de grado podrá solicitarse en el
Centro o a través de medios electrónicos y el costo cuando sean expedidos a
través de medios físicos, establecido a
través de acto administrativo emitido por el Director General.
ARTÍCULO 20.
Legalización de documentos académicos SENA para apostille. La legalización de
un documento académico consiste en la verificación de la validez y
autenticidad del mismo, a través de una
firma autorizada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para adelantar el trámite de apostille cuando requieren ser presentados en otros
países
ARTICULO
21. El Aprendiz en proceso de formación podrá solicitar cualquiera de los
siguientes trámites:
1. TRASLADO. Es
la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra
en el sistema de gestión de formación cuando requiere cambio de jornada, de Centro de Formación, en el mismo programa
y en la misma modalidad de formación, o en otro
que corresponda a la misma red o línea tecnológica.
Para solicitar traslado, el Aprendiz debe haber
adelantado como mínimo el primer trimestre del proceso de formación del
programa, y la correspondiente
autorización está supeditada a la disponibilidad de cupo que exista en el
programa para el cual requiere traslado y debe encontrarse a paz y salvo con el centro de formación. Este
trámite, no es aplicable a programas de formación complementaria en modalidad
100% virtual.
El número de veces del traslado debe estar supeditado al
análisis del comité de evaluación y
seguimiento del Centro de Formación.
Cuando el Aprendiz se encuentre sancionado con
condicionamiento de matrícula, no se le autorizará traslado ni aplazamiento del
proceso de formación.
2.
APLAZAMIENTO.
Es la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra
en el sistema de gestión de formación para desvincularse temporalmente del programa de formación en el
que se encuentra matriculado, por las siguientes causas: incapacidad médica,
licencia de maternidad, servicio militar,
problemas de seguridad o
calamidad doméstica, debidamente demostradas con los respectivos
soportes legales. El aplazamiento será
autorizado por el Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación a
través de acto administrativo, por un tiempo
máximo de seis (6) meses calendario continuos o discontinuos, de acuerdo
con el tiempo de duración del programa, contados a partir de su notificación o
respectiva respuesta a la solicitud.
Cuando se trate de aplazamiento por prestación de
servicio militar o incapacidad, el Comité
podrá autorizarlo por un tiempo
superior a los seis meses mientras permanezca en esta situación.
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3. REINGRESO. Es la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra en el sistema de gestión de formación para reanudar su proceso de formación en el programa donde solicitó aplazamiento y la fecha límite para que el aprendiz reingrese será la indicada en el acto administrativo respectivo. El reingreso está supeditado a que el programa se encuentre en ejecución y a la disponibilidad de cupo.
De no existir cupo en el programa en el cual el aprendiz
solicitó aplazamiento, el reingreso podrá efectuarse cuando exista disponibilidad
del mismo, en todo caso se informará por escrito al Aprendiz la fecha de
reintegro o su imposibilidad.
Si el programa al que solicita el reingreso no se
encuentra vigente en el momento de la solicitud, el Comité de Evaluación y
Seguimiento procederá a:
a.
Verificar que el programa vigente corresponda a
la misma red, modalidad de formación o
línea tecnológica.
b.
Analizar cada una de las competencias y
resultados de los dos programas para establecer los que le faltan al aprendiz
para que continúe en el proceso de formación.
4. RETIRO VOLUNTARIO. Es la solicitud
formal que el Aprendiz eleva a través de oficio
radicado en el centro de formación y registra en el sistema de gestión
de formación para retirarse definitivamente del programa de formación. El retiro
voluntario del programa en formación titulada
implica que el aprendiz no pueda participar en procesos de ingreso a la
institución en programas de formación titulada dentro de los seis (6) meses
siguientes, contados a partir del registro de la novedad en el sistema de gestión
de la formación. En los programas de formación complementaria en modalidad
virtual, el tiempo de no participación en procesos de ingreso estará sujeto al
tipo de novedad registrado en el sistema de información durante el retiro
voluntario
Apropiación y desarrollo del conocimiento. La etapa productiva del programa de formación es aquella en la cual el Aprendiz SENA aplica, complementa, fortalece y consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades, destrezas, actitudes y valores.
La etapa productiva debe permitirle al aprendiz aplicar en la resolución de problemas reales del sector productivo, los conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del programa de formación, asumiendo estrategias y metodologías de auto gestión
.
.
Alternativas para el desarrollo de la etapa productiva. Para la realización de la etapa productiva requerida en el proceso de aprendizaje de los aprendices del SENA, se deben considerar las siguientes alternativas:
• Desempeño en una empresa a través del Contrato de Aprendizaje en las diferentes empresas obligadas y/o voluntarias, incluido el SENA. La constancia de cumplimiento a satisfacción es expedida por la empresa respectiva
• Desempeño a través de vinculación laboral o contractual en actividades relacionadas con el programa de formación de conformidad con la normativa dispuesta para contratos de aprendizaje. La constancia de cumplimiento a satisfacción es expedida por la empresa respectiva • Participación en un proyecto productivo, o en SENA – Empresa, o en SENA proveedor SENA o en Producción de Centros, cuando se definen los proyectos en el marco de un programa de formación y estos posibilitan la simulación de entornos productivos reales y la aplicación de conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del programa para cumplir con el objetivo de la etapa productiva, donde se concierta sobre las condiciones de estadía, esto es, pago de algún auxilio económico o en especie. La constancia de cumplimiento a satisfacción la expide el Subdirector de Centro respectivo.
• De apoyo a una unidad productiva familiar, donde el aprendiz pueda aplicar en las actividades que desarrolla las competencias adquiridas durante su proceso de formación. En este caso el aprendiz hace su propia concertación con la unidad productiva sobre las condiciones de estadía, esto es, pago de algún auxilio económico o en especie y el certificado de cumplimiento de la pasantía lo brinda el responsable del proceso del aprendiz en la unidad productiva.
• De apoyo a una institución estatal nacional, territorial, o a una ONG, o a una entidad sin ánimo de lucro, para el desempeño de actividades prácticas asociadas a su programa de formación o el desarrollo de un proyecto productivo en un ambiente de formación facilitado por esta institución, donde el aprendiz hace su propia concertación con la institución sobre las condiciones de estadía, esto es, pago de algún auxilio económico o en especie. La constancia o certificado de cumplimiento de la pasantía la expide el directivo o responsable del proceso del aprendiz en la institución.
• Monitorias: De acuerdo con la reglamentación establecida en la institución para los procesos de aprendizaje, el desarrollo de monitorias por parte de los aprendices SENA en las especialidades que son afines tecnológicamente a su programa de formación en un Centro de Formación del SENA, serán contempladas como alternativa para la etapa productiva. La constancia o certificado de cumplimiento a satisfacción de las actividades de monitoria la expide el Subdirector de Centro de acuerdo a las horas asignadas por resolución.
• Pasantías: entre las cuales se contempla la asesoría a PYMES como alternativa de etapa productiva.
DESARROLLO DE LA ETAPA PRODUCTIVA.
PARÁGRAFO 1: La permanencia del Aprendiz en la etapa productiva podrá gestionarse con el acceso a cualquiera de las alternativas planteadas en este artículo, o la combinación de varias de ellas durante el proceso de formación.
PARÁGRAFO 2: Cuando un aprendiz tenga vínculo laboral previo inicio de la formación y ésta no afecte el desarrollo de las actividades establecidas previamente para la ejecución de la formación, podrá optar por presentar dicho vínculo como etapa productiva cumpliendo con todos los requisitos que ésta implica; es decir se realizará una concertación de las actividades que debe estar desarrollando en la empresa, así como el seguimiento tanto presencial como virtual que debe ejecutar el instructor; esto implicará que estos aprendices podrán estar desarrollando la etapa productiva y lectiva de manera simultánea.
PARÁGRAFO 3: El SENA evaluará periódicamente las diferentes alternativas de etapa productiva como parte del seguimiento y la evaluación permanente en el marco del mejoramiento continuo, y como estrategia de aseguramiento de la calidad de la formación profesional integral.
ARTÍCULO 13°. Registro de la Etapa productiva. Es responsabilidad del aprendiz gestionar oportunamente su registro en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices para poder optar por un contrato de aprendizaje; El Aprendiz es responsable de actualizar permanentemente los datos que registre en este sistema, verificar que correspondan a los registrados en el sistema para la gestión de la formación y consultar periódicamente las oportunidades de contrato de aprendizaje que reportan los empresarios.
Cuando el Aprendiz opta por otra alternativa diferente al contrato de aprendizaje, ésta debe ser aprobada previamente por el Coordinador Académico del programa del respectivo Centro de Formación y la información deberá registrarse inmediata y directamente en el sistema para la gestión de la formación.
ARTÍCULO 14. Seguimiento y evaluación de la etapa productiva. El seguimiento a la etapa productiva es obligatorio y se realizará de manera virtual y presencial. El Aprendiz elaborará una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en desarrollo de su etapa productiva en cualesquiera de las alternativas, para que el Instructor asignado como responsable pueda hacer seguimiento de acuerdo a los indicadores establecidos en el procedimiento de ejecución de la formación, garantizando una interacción continua entre el aprendiz y el instructor; esta actividad se debe complementar con visitas o comunicación directa que realice el instructor.
Parágrafo: Si el aprendiz no alcanza los resultados de aprendizaje de la etapa productiva se procederá a realizar comité de evaluación quien analizará el caso para emitir los juicios evaluativos finales, si los juicios no alcanzan los resultados de aprendizaje de la etapa productiva se procederá a cancelar la matrícula, previo agotamiento del debido proceso.
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